Avantages d’un système de piste d’audit performant
Toute entreprise doit veiller à ce que ses transactions soient transparentes et faciles à suivre, en enregistrant chaque étape du processus afin de pouvoir remonter à sa source. En comptabilité, c’est ce qu’on appelle une piste d’audit. Alors, pourquoi les pistes d’audit sont-elles si importantes ?
Les journaux financiers devaient se lire comme un livre
Une piste d’audit est un ensemble de documents qui vous aide à affirmer la légitimité des transactions que vous enregistrez dans vos livres comptables. Elle enregistre le processus de traitement des factures, tels que la création d’une commande, la livraison d’une expédition, le dépôt d’une réclamation d’assurance, ou même le mouvement des personnes à travers la frontière d’un pays. La meilleure pratique commerciale consiste à conserver un enregistrement de toutes vos transactions. La piste d’audit fiables est particulièrement utile en cas de commerce ou d’échange de données entre les parties à la transaction. Les pistes d’audit peuvent être consultées pour une vérification rapide et fiable lors d’examen de Conformité fiscale. Par exemple, une grande compagnie d’assurance maladie peut recevoir quotidiennement jusqu’à des millions de demandes de remboursement de la part de ses hôpitaux et cliniques partenaires et, en retour, émettre des accusés de réception et des décisions de paiement. Ce sont tous des enregistrements comptables qui nécessitent une traçabilité précise. Le développement d’une piste d’audit est compliqué et trop souvent considéré comme une réflexion après coup. Les cabinets comptables, tel Audintex créent des pistes d’audit pour le bénéfice des utilisateurs professionnels.
Avantages de disposer d’un système d’audit fiable
Tous les secteurs d’activité ont besoin d’une piste d’audit : des soins de santé à la logistique, en passant par la haute technologie, l’énergie et les services financiers. Ils ont tous besoin d’enregistrements sûrs et immuables indiquant si et quand une transaction a été effectuée de manière exacte et véridique. Une piste d’audit bien conservée peut également aider à comprendre l’état des activités passées et présentes. Les avantages d’un bon système de piste d’audit vont au-delà de la simple trace. Les meilleurs systèmes de piste d’audit sont informatisés, ce qui vous permet d’examiner l’état de votre entreprise en un coup d’œil. Par exemple, un processus commercial de chaîne d’approvisionnement peut passer d’un système interne de gestion des commandes des clients au système de gestion d’entrepôt d’un fournisseur logistique tiers, avant de se terminer par le système d’expédition d’un transporteur.
- Etre en conformité aux règlementations ou normes
- Donner une vue d’ensemble de l’ entreprise
- Sécuriser les flux financiers et comptables
- Résoudre les problèmes (preuves)
- Réduire les coûts de développement
- Comprendre l’état financier passé et présent
